Конференции для фирм

Организация конференции для различных фирм

Проведения конференций – это неотъемлемая часть жизни фирмы. Ведь благодаря таким мероприятиям многие предприятия повышают свой профессиональный уровень, знакомятся с другими специалистами и потенциальными клиентами. Чтобы все прошло на высшем уровне, нужно грамотно подойти к организации конференции. Начинать ее подготовку нужно задолго до даты проведения.

Можно выделит такие этапы:

  • подготовительный этап;
  • проведение конференции;
  • обслуживание после мероприятия.

Подготовительный этап:

  • продумывание концепции программы;
  • поиск места проведения, технического оборудования;
  • организация транспорта, гостиницы, питания;
  • подготовка материалов для конференции, оформление приглашений и виз для иностранных гостей;
  • подбор экскурсий и развлекательных программ.

Он является самым длинным и трудоемким. Ведь от правильной организации будет зависеть проведение и успех самого мероприятия. Гости должны чувствовать себя комфортно. Здесь нужно решить множество задач.

Для начала организаторы должны решить с тематикой. Далее – это поиск гостей: какая именно аудитория будет участвовать.

Во-вторых, поиск места проведения. Оно должно соответствовать тематике. Также уделите внимание оформлению зала. В администраторов уточните по поводу размещение столов, можно ли их менять. Большинство агентств по просьбам своих клиентов предлагают несколько вариантов. Самый лучший вариант – это комбинирование. Например, класс, круглый стол и фуршет. Такой вариант очень удачно подходить для конференций, которые проходят несколько дней.

Обратите внимание на техническое оборудование. Для этого вам понадобятся различные проекторы, доски, лазерные указки, маркеры, микрофоны, наушники. Если есть иностранные гости, то обязательно должен быть переводчик.

Когда будет известно точное количество гостей, то займитесь поиском транспорта, бронированием гостиниц, организацией питания.

Не маловажным является печать материалов для каждого члена конференции. Также организаторы должны позаботиться об информации, которая будет находиться непосредственно в зале. Одним из плюсов также будет привлечения СМИ. Это будет дополнительная реклама.

Позаботьтесь о культурной программе. Закажите несколько экскурсий. Уделите внимание перерывам и выберете такое помещение, где есть возможность отдохнуть. Очень популярным сейчас становятся гольф-центры. Тут есть возможность арендовать зал. Организаторы для таких мероприятий предоставляют своим гостям отдохнуть и поиграть в гольф.

Проведение конференции

  • регистрация участников;
  • проверка зала;
  • организация питания и свободного времени.

Все участники будут встречены с аэропортов, вокзалов и доставлены на место проведения. Создан координационный центр, который сможет решить возникающие вопросы. Также на этом этапе агентства предоставляют своих сотрудников, которые будут помогать (технический персонал).

Обслуживание после конференции

На заключительном этапе всем участникам конференции будет высланы отчет о проведении, о работе с СМИ. Представка фото и видео материалов.

Leave Comment